La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) vela por el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales (PRL). En Barcelona, las actuaciones pueden ser programadas o sin previo aviso. Esta guía explica el marco legal, los motivos de inspección, el procedimiento paso a paso, los tipos de sanciones (LISOS) y cómo prepararte para minimizar riesgos.
Tabla de Contendidos del artículo
Marco legal y entidades clave
- Estatuto de los Trabajadores, LISOS, LPRL (Ley 31/1995).
- RDL 8/2019 (registro horario) y RDL 32/2021 (temporalidad/fijo-discontinuo).
- RD 901/2020 y RD 902/2020 (planes de igualdad e igualdad retributiva).
- Organismos: ITSS, TGSS, SEPE, AEAT, Registro Mercantil, Generalitat de Catalunya, Ajuntament de Barcelona.
Obligaciones clave de la empresa
- Alta y afiliación de toda la plantilla en Seguridad Social y cotización correcta.
- Registro horario fiable (incluye teletrabajo) y control de horas extraordinarias.
- Cumplimiento de convenio (categorías, salarios, jornada).
- PRL: evaluación de riesgos, planificación, formación, EPIs y vigilancia de la salud.
- Registro retributivo (todas las empresas) y plan de igualdad (≥50 personas o si el convenio lo exige).
Documentación esencial y tiempos de conservación
| Ámbito | Documento | Qué verifica | Conservación mínima | Buenas prácticas |
|---|---|---|---|---|
| Laboral/SS | Altas/bajas TGSS, RNT/RLC, contratos | Afiliación, bases y encaje contractual | 4–6 años (según materia) | Checklists de onboarding y auditoría semestral |
| Tiempo de trabajo | Registro horario, calendario, horas extra | Jornada real y compensaciones | 4 años (registro) | Sistema trazable y exportable; política de horas |
| Nóminas | Nóminas y justificantes de pago | Concordancia con convenio y cotización | 4–6 años | Conciliación mensual nómina–cotización |
| PRL | Evaluación, formación, EPIs, vigilancia | Prevención efectiva y evidencias | 5 años (habitual) | Planificación viva y simulacros periódicos |
| Igualdad | Registro retributivo; Plan de igualdad | Brechas salariales y medidas | 4 años | Auditoría retributiva y seguimiento anual |
| Contratas/ETT | CAE, contratos mercantiles, altas | Evitar cesión ilegal y riesgos solidarios | 4–6 años | Verificación previa de subcontratas |
Motivos habituales de inspección en Barcelona
- Temporalidad y fraude de ley (encaje contractual deficiente).
- Falsos autónomos (laboralidad encubierta).
- Registro horario inexistente o inexacto y horas extra sin compensar.
- Cruces de datos TGSS–AEAT con discrepancias.
- Campañas sectoriales y revisiones aleatorias en sectores de riesgo.
Desencadenantes de la inspección y cómo anticiparte
| Desencadenante | Señal que detecta la Administración | Actuación probable | Prevención práctica |
|---|---|---|---|
| Fraude en temporalidad | Alta rotación temporal en mismo puesto | Revisión de contratos y conversión a indefinido | Matriz de puestos/causas y control de vencimientos |
| Falsos autónomos | Relación de dependencia y ajenidad | Regularización y liquidación de cuotas | Test de laboralidad y corrección inmediata |
| Registro horario | Denuncia o incoherencias en jornadas | Requerimiento documental y sanción | Sistema trazable + custodia 4 años |
| Cruces TGSS–AEAT | Discrepancias en bases/retenciones | Revisión de cotización y nómina | Conciliaciones mensuales SS–nómina–fiscal |
| Campañas sectoriales | Riesgos del sector en Barcelona | Visita o requerimiento masivo | Auditoría preventiva semestral |
Procedimiento de inspección: paso a paso
- Notificación o visita sin preaviso y delimitación del alcance.
- Observación e entrevistas a personal y responsables.
- Requerimiento documental con plazo (posible prórroga motivada).
- Informe y actas: advertencia, requerimiento, infracción y/o liquidación.
- Alegaciones y recursos en plazo; aportación de pruebas.
- Regularización y seguimiento hasta la subsanación.
Tipos de infracciones y sanciones (LISOS)
Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. Las cuantías se actualizan periódicamente y pueden modularse por reincidencia, volumen afectado y daño causado. En accidentes por falta de medidas, puede aplicarse recargo de prestaciones.
Infracciones frecuentes, impacto y respuesta
| Ámbito | Conducta típica | Clasificación | Impacto potencial | Respuesta/mitigación |
|---|---|---|---|---|
| Seguridad Social | Alta tardía o ausencia de alta | Grave / Muy grave | Liquidación de cuotas + sanción | Regularización inmediata y controles de onboarding |
| Tiempo de trabajo | Sin registro horario fiable | Grave | Multa + horas extra adeudadas | Implantar sistema trazable y política de horas |
| Contratación | Fraude en temporalidad | Grave / Muy grave | Conversión a indefinido + sanción | Justificar causa y matriz de puestos/contratos |
| PRL | Formación/EPIs insuficientes | Grave / Muy grave | Recargo prestaciones + sanción | Plan PRL vivo y evidencias documentales |
| Igualdad | Sin registro retributivo/plan exigible | Grave | Sanción + requerimiento | Proyecto de igualdad y auditoría retributiva |
Cómo responder a actas y sanciones
- Revisión del acta con documentación y convenio aplicable.
- Alegaciones estructuradas (hechos, fundamentos, pruebas).
- Subsanación documentada y solicitud de pruebas complementarias si procede.
- Valoración de recurso en vía administrativa y contencioso-administrativa.
Prevención y gestión proactiva en Barcelona
Auditorías internas y revisión documental
Auditorías semestrales (laboral, SS, PRL e igualdad) para detectar desviaciones antes de campañas ITSS.
Implantación sólida del registro horario
Sistema homogéneo y exportable (incluye teletrabajo y móvil) con custodia mínima de 4 años.
Planes de prevención y cultura de cumplimiento
PRL con evidencias, integración con compliance laboral y canal de denuncias para gestionar riesgos.
Formación y sensibilización
Capacitación a RR. HH., mandos y plantilla en registro horario, PRL, igualdad y documentación crítica.
Checklist de preparación inmediata
- Contratos y altas TGSS verificados.
- Registro horario implantado y custodiado.
- Nóminas coherentes con convenio y cotización.
- PRL al día: evaluación, formación, EPIs, vigilancia.
- Registro retributivo y plan de igualdad (si aplica).
- Subcontratas/ETT con CAE completa.
- Procedimiento para requerimientos y alegaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Pueden inspeccionarme sin avisar?
- Sí. La ITSS puede personarse sin preaviso cuando lo estime necesario. Debes permitir el acceso y colaborar.
- ¿Qué documentos se revisan primero?
- Registro horario, altas y cotización, nóminas y PRL; en su caso, igualdad (registro y plan).
- ¿Cuál es el plazo para un requerimiento?
- El indicado en el escrito. Si no llegaras, pide prórroga motivada antes del vencimiento.
- ¿Qué pasa si detectan falsos autónomos?
- Regularización de la relación laboral, altas retroactivas, liquidación de cuotas y posibles sanciones.
¿Cómo te ayuda nuestra asesoría en Barcelona?
- Consultoría y auditoría preventiva con informe y plan de acción.
- Acompañamiento ITSS: organización documental, presencia en visita y gestión de requerimientos.
- Defensa y recursos ante actas y sanciones.
- Formación a RR. HH. y mandos en registro horario, PRL e igualdad.
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